PROCEDURA DI SEGNALAZIONE
c.d. “WHISTLEBLOWING”
(D. Lgs. n. 24/2023 attuativo della Direttiva Europea n. 1937/2019)
Sommario
6. CANALI DI SEGNALAZIONE INTERNA
8. COSA DEVE CONTENERE LA SEGNALAZIONE
9. GESTIONE DELLA SEGNALAZIONE INTERNA
11. RESPONSABILITA’ DEL SEGNALANTE
13. CONSERVAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE
14. DIFFUSIONE DELLA PRESENTE PROCEDURA
La presente procedura ha la finalità di disciplinare il processo di segnalazione delle violazioni, nel rispetto delle indicazioni contenute nel decreto legislativo n. 24 del 10 marzo 2023 recante “Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali”.
L’istituto del whistleblowing costituisce uno strumento giuridico di tutela per coloro che vogliano segnalare possibili violazioni rispetto alle quali si abbia il ragionevole sospetto o la consapevolezza che integrino illeciti, di cui hanno avuto testimonianza all’interno del proprio contesto di lavoro e/o nell’esercizio delle proprie funzioni.
La ratio di tale procedura è quella di definire gli strumenti e le modalità di segnalazione e le tutele al fine di evitare che il soggetto, venuto a conoscenza di condotte illecite o comportamenti censurabili, in ragione del proprio rapporto di lavoro, ometta di segnalarli per il timore di subire conseguenze pregiudizievoli, ritorsive e discriminatorie.
«Fondazione» o «FOMAL» ossia Fondazione Opera Madonna del Lavoro.
«OdV» ossia Organismo di Vigilanza nominato ai sensi del D.Lgs. n. 231/2001.
«Gestore» ossia il soggetto che gestisce il canale di segnalazione interno, destinatario della segnalazione e competente a trattarla.
- Il Gestore del canale di segnalazione interna in FOMAL è individuato nel nominato OdV ex D.Lgs. 231/2001.
«Violazioni» ossia comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico ovvero l’interesse o l’integrità della Fondazione così come indicati nell’art. 2 del D.Lgs. 24/2023.
«Segnalazione» ossia la comunicazione scritta o orale di informazioni sulle violazioni.
«ANAC»: Autorità Nazionale Anticorruzione.
Possono effettuare segnalazioni coloro che ritengono di essere venuti a conoscenza di comportamenti illeciti o, comunque, condotte censurabili durante lo svolgimento della propria attività lavorativa, cioè:
-
- i lavoratori subordinati, anche in prova, gli ex dipendenti (se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto di lavoro)
- i candidati (se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione)
- i tirocinanti e i volontari, anche non retribuiti
- i lavoratori autonomi e i collaboratori che svolgono la propria attività lavorativa per la Fondazione
- i liberi professionisti, fornitori di beni e servizi e i consulenti
- gli azionisti, i soggetti con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza presso la Fondazione o altri soggetti della Fondazione, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto.
Oggetto della segnalazione devono essere comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse o l’integrità della Fondazione e che consistono in condotte illecite rilevanti ai sensi del D. Lgs. 231/2001 o violazioni del Modello Organizzativo e Gestionale adottato dalla Fondazione, incluse violazioni del Codice Etico
La presente procedura non si applica alle contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all’autorità giudiziaria o contabile che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro, ovvero inerenti ai propri rapporti di collaborazione/consulenza.
Tutte le segnalazioni estranee all’ambito applicativo della disciplina Whistleblowing verranno trasmesse dal Gestore ai relativi uffici interni della Fondazione competenti in materia e di tale trasmissione verrà data comunicazione al segnalante, tramite messaggistica sulla piattaforma oppure tramite altro mezzo a seconda delle informazioni rilasciate dal segnalante, e i soggetti segnalanti non avranno diritto alla tutela prevista dalla normativa Whistleblowing.
6. CANALI DI SEGNALAZIONE INTERNA
FOMAL ha attivato propri canali di segnalazione interni ed ha individuato l’OdV quale soggetto Gestore.
L’OdV è quindi tenuto a garantire la riservatezza del segnalante e a gestire la segnalazione nel rispetto della normativa.
Le segnalazioni interne devono essere effettuate attraverso uno dei seguenti canali alternativi e possono essere rese anche in forma anonima:
- in forma scritta con modalità informatiche tramite accesso alla piattaforma reperibile al seguente link https://entiformazioneprofessionale.whistlelink.com, link disponibile anche sul sito della Fondazione.
Una volta concluso il processo di inserimento della segnalazione, l’applicativo assegna due numeri identificativi della segnalazione (Numero del caso/Codice di verifica). Accedendo alla sezione “Segui il tuo caso” dal medesimo link, inserendo il Numero del caso e il Codice di verifica, è possibile monitorare lo stato di avanzamento della gestione della segnalazione o comunicare direttamente con il Gestore in caso di richieste di approfondimento o di incontro diretto.
NB: Si precisa che è responsabilità del segnalante salvare il numero caso ed il codice di verifica e custodirlo con attenzione per evitare che venga perso (nel cui caso non sarà più possibile accedere alla propria segnalazione e seguire il caso) e per evitare che terzi non autorizzati ne vengano in possesso.
- in forma orale tramite accesso alla piattaforma reperibile al seguente link https://entiformazioneprofessionale.whistlelink.com, link disponibile anche sul sito della Fondazione, selezionando apposita voce “Voglio inviare una segnalazione in formato audio”, con registrazione di un messaggio audio. Accedendo alla sezione “Segui il tuo caso” dal medesimo link, inserendo il Numero del caso e il Codice di verifica, è possibile monitorare lo stato di avanzamento della gestione della segnalazione o comunicare direttamente con il Gestore in caso di richieste di approfondimento o di incontro diretto.
- mediante incontro diretto con il Gestore a richiesta del segnalante, che può essere richiesto accedendo alla piattaforma reperibile al seguente link https://entiformazioneprofessionale.whistlelink.com, link disponibile anche sul sito della Fondazione e selezionando apposita casella “Incontro diretto con il Gestore della segnalazione”.Sarà cura, quindi, del Gestore fissare l’incontro entro un termine ragionevole tramite messaggistica sulla piattaforma. Si precisa che è responsabilità del segnalante salvare il numero caso ed il codice di verifica e custodirlo per visionare la messaggistica sulla piattaforma. Della segnalazione presentata in forma orale è redatto processo verbale, sottoscritto dal segnalante.
Nel caso in cui la segnalazione, espressamente identificata come segnalazione Whistleblowing o desumibile come tale, venga presentata ad un soggetto diverso rispetto al Gestore sopra individuato dovrà essere trasmessa, entro sette giorni dal suo ricevimento, al Gestore tramite uno dei canali alternativi sopra individuati, dando contestuale notizia della trasmissione alla persona segnalante, se possibile.
Per individuare il corretto canale di segnalazione, si precisa che le segnalazioni di condotte illecite rilevanti ai sensi del D. Lgs. 231/2001 o di violazioni del Modello Organizzativo e Gestionale adottato dalla Fondazione, incluse violazioni del Codice Etico, devono avvenire ESCLUSIVAMENTE sul canale di segnalazione interno (con una delle modalità sopra indicate).
8. COSA DEVE CONTENERE LA SEGNALAZIONE
La segnalazione deve essere fondata su elementi di fatto precisi e concordanti di cui il soggetto segnalante sia venuto a conoscenza, anche in modo casuale, nell’ambito del proprio contesto lavorativo.
Il segnalante deve fornire tutti gli elementi utili a consentire al Gestore di procedere alle dovute e appropriate verifiche ed accertamenti a riscontro della fondatezza della segnalazione.
In particolare, la segnalazione dovrebbe contenere i seguenti elementi:
-
- generalità (nome, cognome, recapiti a cui contattare il segnalante) del soggetto che effettua la segnalazione, con indicazione della posizione o funzione svolta nell’ambito della Fondazione;
- una chiara e completa descrizione delle condotte oggetto di segnalazione;
- le circostanze di tempo e di luogo in cui sono state commesse le condotte in ipotesi illecite;
- se conosciute, le generalità o altri elementi utili a identificare il soggetto/i che ha/hanno posto/i in essere le condotte oggetto della segnalazione;
- se conosciuti, l’indicazione di eventuali altri soggetti che possono riferire sulle condotte oggetto di segnalazione;
- se noti, l’indicazione o l’allegazione di eventuali documenti che possono confermare la fondatezza delle condotte oggetto della segnalazione;
- ogni altra informazione o documentazione che possa fornire un utile riscontro circa la sussistenza delle condotte oggetto della segnalazione.
Le segnalazioni anonime, vale a dire prive di dati identificativi del segnalante, se dettagliate e circostanziate in modo da consentirne l’istruttoria saranno ugualmente prese in esame e verificate dal Gestore.
Saranno, invece, oggetto di archiviazione le segnalazioni che all’esito di un vaglio preventivo del Gestore risultino improcedibili e cioè, a titolo meramente esemplificativo e non esaustivo, per:
-
- manifesta infondatezza per l’assenza di elementi di fatto riconducibili alle violazioni tipizzate;
- accertato contenuto generico della segnalazione di illecito tale da non consentire la comprensione dei fatti, ovvero segnalazione di illeciti corredata da documentazione non appropriata o inconferente tale da non far comprendere il contenuto stesso della segnalazione;
- produzione di sola documentazione in assenza della segnalazione di condotte illecite o inappropriate;
- manifesta infondatezza per mancanza di elementi di fatto essenziali idonei a giustificare accertamenti.
Negli accertati casi di improcedibilità il Gestore sarà comunque tenuto a motivare l’archiviazione della segnalazione predisposta e a darne comunicazione al segnalante, tramite messaggistica sulla piattaforma ovvero tramite comunicazione a mezzo telefonico o raccomandata A/R secondo le informazioni rilasciate dal segnalante, e al Consiglio di Amministrazione.
9. GESTIONE DELLA SEGNALAZIONE INTERNA
Avviso di ricevimento della segnalazione
Entro sette giorni dal ricevimento della segnalazione il Gestore rilascia al segnalante avviso di ricevimento, a conferma della presa in carico, tramite messaggistica sulla piattaforma oppure tramite altro mezzo a seconda delle modalità utilizzate dal segnalante e dei contatti lasciati.
- Avvio dell’istruttoria della segnalazione
Il Gestore avvia l’istruttoria in tempi ragionevoli dalla ricezione della segnalazione, dando diligente seguito alla segnalazione ricevuta.
Il Gestore provvede alla verifica dei fatti segnalati nel rispetto dei principi di obiettività e riservatezza, inclusa l’eventuale audizione del segnalante e di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti segnalati.
In tal senso, il Gestore mantiene le interlocuzioni con la persona segnalante, tramite messaggistica sulla piattaforma oppure tramite altro mezzo a seconda delle modalità utilizzate dal segnalante e dei contatti lasciati e può richiedere, se necessario, integrazioni e/o documentazione.
Il Gestore deve, nel rispetto della riservatezza della segnalazione (e dell’identità del segnalante), effettuare ogni attività ritenuta necessaria al fine di valutare la fondatezza della segnalazione, avvalendosi, eventualmente, nell’espletamento delle attività istruttorie, del supporto e della collaborazione delle competenti strutture aziendali e, all’occorrenza, di eventuali soggetti esterni.
Nel caso in cui, all’esito dell’istruttoria espletata, la segnalazione dovesse risultare fondata, fermo il rispetto della riservatezza sull’identità del segnalante, il Gestore informerà il Consiglio di Amministrazione che provvederà ad adottare i provvedimenti più opportuni a tutela della Fondazione.
Oltre ai casi di improcedibilità della segnalazione, di cui sopra, la segnalazione sarà senz’altro archiviata nelle seguenti ipotesi:
-
- infondatezza a seguito di istruttoria;
- segnalazione estranea rispetto all’oggetto di competenza del Gestore;
- impossibilità di proseguire l’istruttoria per mancato riscontro di richiesta di integrazioni (informazioni e/o documenti) da parte del segnalante.
Qualora la segnalazione risulti infondata, il Gestore provvede all’archiviazione della stessa, dando comunque avviso al Consiglio di Amministrazione in merito all’esito dell’istruttoria e sulle ragioni dell’archiviazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza della segnalazione e dell’identità del segnalante.
- Conclusione della procedura
L’istruttoria deve concludersi entro tre mesi dalla data di invio dell’avviso di ricevimento della segnalazione.
Al termine dell’istruttoria, il Gestore dovrà inviare, tramite messaggistica sulla piattaforma oppure tramite altro mezzo a seconda delle modalità utilizzate dal segnalante e dei contatti lasciati, un riscontro alla persona segnalante in merito all’esito dell’istruttoria e alle relative motivazioni, anche in caso di archiviazione.
Nel caso in cui, per qualsiasi motivo, l’istruttoria della segnalazione non consenta di rispettare il termine sopra indicato, il Gestore dovrà comunque inviare al segnalante, entro il predetto termine di tre mesi, una comunicazione interlocutoria, tramite messaggistica sulla piattaforma oppure tramite altro mezzo a seconda delle modalità utilizzate dal segnalante e dei contatti lasciati, avvisando della necessità di proseguire le opportune verifiche del caso.
I dati forniti saranno trattati nell’ambito e nel rispetto delle norme di legge.
Il Gestore è tenuto a rispettare ed assicurare la riservatezza dell’identità della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.
L’identità del segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità non possono essere rivelate senza il consenso espresso della persona segnalante, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni.
L’identità del segnalante non può essere rivelata, salvo i casi previsti dall’art. 12 D. Lgs. 24/2023, per la quale viene richiesto all’uopo espresso consenso.
Nell’ambito del procedimento disciplinare scaturito all’esito dell’istruttoria, l’identità del segnalante non può essere rivelata, ove la contestazione dell’addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, ancorché conseguenti ad essa. Qualora la segnalazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità del segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato, la segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza del consenso espresso del segnalante alla rivelazione della propria identità raccolto dal Gestore. In tale ipotesi, è onere del Gestore della segnalazione comunicare al segnalante, le ragioni per cui la rivelazione della sua identità è ritenuta indispensabile nei termini di cui sopra.
La violazione degli obblighi di riservatezza del segnalante comporta la violazione del Modello Organizzativo e Gestionale con la conseguente responsabilità disciplinare, in aggiunta all’irrogazione delle relative sanzioni amministrative da parte di ANAC.
11. RESPONSABILITA’ DEL SEGNALANTE
La presente procedura lascia inalterata la responsabilità penale del segnalante nel caso di segnalazioni calunniose o diffamatorie.
La tutela del segnalante non trova applicazione in caso di responsabilità penale (calunnia o diffamazione) o civile (danno ingiusto causato da dolo o colpa).
Quando è accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale della persona segnalante per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile ovvero la sua responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei casi di dolo o colpa grave, le tutele di cui al D. Lgs. n. 24/2023 non sono garantite e alla persona segnalante o denunciante è irrogata una sanzione disciplinare.
Le misure di protezione, oltre che al segnalante, si applicano:
a) al facilitatore (persona fisica che assiste il segnalante nel processo di segnalazione, operante all’interno del medesimo contesto lavorativo);
b) alle persone del medesimo contesto lavorativo della persona segnalante, di colui che ha sporto una denuncia o di colui che ha effettuato una divulgazione pubblica e che sono legate ad essi da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;
c) ai colleghi di lavoro della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia o effettuato una divulgazione pubblica, che lavorano nel medesimo contesto lavorativo della stessa e che hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente;
d) agli enti di proprietà della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o che ha effettuato una divulgazione pubblica o per i quali le stesse persone lavorano, nonché agli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo delle predette persone.
In caso di segnalazioni anonime, se la persona segnalante è stata successivamente identificata e ha subito ritorsioni, le misure di protezione si applicano anche a quest’ultima.
Divieto di ritorsione
I soggetti segnalanti non possono subire alcuna ritorsione, discriminazione o comunque non possono essere oggetto di penalizzazioni, dirette o indirette, per motivi collegati, direttamente o indirettamente, alla segnalazione.
Il segnalante non potrà, in ragione della segnalazione, essere sanzionato, demansionato, licenziato, trasferito o sottoposto ad altra misura organizzativa avente effetti negativi, diretti o indiretti, sulle condizioni di lavoro.
Il licenziamento ritorsivo o discriminatorio, il mutamento di mansioni o qualsiasi altra misura distorsiva nei confronti del soggetto segnalante sono nulli ai sensi degli art. 17 e 19 del D. Lgs. 24/2023.
L’adozione di misure ritenute distorsive nei confronti del segnalante può essere segnalata dall’interessato all’ANAC per l’emissione delle conseguenti sanzioni ovvero può essere adita la competente Autorità Giudiziaria o Amministrativa per la tutela delle posizioni giuridiche soggettive lese.
Misure di sostegno
È, inoltre, istituto presso l’ANAC l’elenco degli enti del Terzo settore che forniscono alle persone segnalanti misure di sostegno. L’elenco, pubblicato dall’ANAC sul proprio sito, riporta i nominativi degli enti del terzo settore che esercitano, secondo le previsioni dei rispettivi statuti, le attività di cui all’articolo 5, comma 1, lettere v) e w), del decreto legislativo 3 luglio 2017, n. 117, e che hanno stipulato convenzioni con ANAC.
Le misure di sostegno fornite dagli enti consistono in informazioni, assistenza e consulenze a titolo gratuito sulle modalità di segnalazione e sulla protezione dalle ritorsioni offerta dalle disposizioni normative nazionali e da quelle dell’Unione europea, sui diritti della persona coinvolta, nonché sulle modalità e condizioni di accesso al patrocinio a spese dello Stato.
13. CONSERVAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE
Le segnalazioni interne e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza prescritti dalla normativa.
La piattaforma Whistlelink, utilizzata quale canale di segnalazione interno, garantisce la riservatezza dei dati della persona segnalante e del contenuto della segnalazione (e relativa documentazione trasmessa) tramite un sistema di crittografia e di autenticazione a più fattori.
L’applicativo garantisce, attraverso il ricorso a strumenti di crittografia, la riservatezza dell’identità della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione. Tutte le segnalazioni ricevute sono crittografate con standard certificati ISO 27001 e i dati sono archiviati su server sicuri all’esterno della rete aziendale nello spazio economico UE.
Quanto, invece, alla documentazione cartacea relativa alla segnalazione, questa sarà raccolta, utilizzata, conservata e archiviata nel rispetto della vigente normativa in materia privacy. I dati personali trattati nell’ambito della gestione di segnalazioni devono essere protetti con misure di sicurezza tecniche ed organizzative adeguate secondo il livello di rischio connesso. In tale ottica, pertanto, vengono messe in atto misure tecniche ed organizzative idonee a garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio del trattamento dei dati personali. A tal riguardo, anche in relazione alle conoscenze acquisite in base al progresso tecnico e tecnologico, alla natura dei dati personali trattati e alle caratteristiche delle operazioni di trattamento, dovranno essere tenuti in conto in special modo i rischi che derivano dalla distruzione, dalla perdita, dalla modifica, dalla divulgazione non autorizzata o dall’accesso non autorizzato, anche accidentale, ai dati personali.
Inoltre, i dati personali non manifestamente utili al trattamento di una specifica segnalazione non devono essere oggetto di raccolta ovvero, ove raccolti, devono essere prontamente cancellati.
14. DIFFUSIONE DELLA PRESENTE PROCEDURA
FOMAL provvede a dare visibilità alla presente procedura tramite pubblicazione sul sito web della Fondazione, nonché tramite affissione nei luoghi di lavoro.